Ausgangssituation
Ein führender Messeveranstalter veranstaltet erfolgreich große Messen im In- und Ausland, darunter auch globale Leitmessen. Die Ausstellergewinnung erfolgt bislang projektbasiert unter Führung erfahrener Messeleiter.
Ziel ist es, den Prozess zur Ausstellergewinnung unternehmensweit zu vereinheitlichen und Optimierungspotential hinsichtlich Prozessdesign und den Rollen der beteiligten Mitarbeiter abzuleiten. Mit dem neu entwickelten Prozess möchte der Messeveranstalter:
- Eine einheitliche und verzahnte Vorgehensweise für die Ausstellergewinnung über die Veranstaltungen und Organisationseinheiten (national / international) etablieren
- Durchgängige Digitalisierung des Prozesses, die mit einem in der Folge eingeführten CRM-System umgesetzt werden soll
- Die Auswahl und Zusammensetzung der auf den Messen vertretenen Ausstellern verbessern, z.B. für höhere Standmieten und ein attraktiveres Rahmenprogramm
- Mehr internationale Aussteller gewinnen
- Den Mitarbeitern eine klare Struktur bieten, damit sie ihre Aufgaben effizienter erledigen können
GP+S Leistungen
- Analyse des Ist-Prozesses zur Ausstellergewinnung auf Basis von Expertengesprächen mit Messeleitern und weiteren beteiligten Funktionsbereichen
- Strukturierte Aufbereitung des Ist-Prozesses zur Ausstellergewinnung und Ableitung von Optimierungsansätzen
- Entwicklung des zukünftigen Prozesses für die Ausstellergewinnung
- Strukturierung von Aktivitäten und Ergebnissen in den einzelnen Prozessschritten
- Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten der in die Bearbeitung der Prozessphasen involvierten Fachfunktionen (DEBI-Methodik)
Ergebnisse
- Etablierung einer Grundlage für die Digitalisierung des Prozesses zur Ausstellergewinnung in einem CRM-System
- Schaffung eines einheitlichen Verständnisses über die Aktivitäten zur Ausstellergewinnung
- Klare und gemeinsam getragene Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozess der Ausstellergewinnung
- Handlungsempfehlungen für eine organisatorische Optimierung im Bereich der Ausstellergewinnung und des gesamten Messevertriebs
